Analista de documentação

O profissional será responsável por gerenciar a documentação dos projetos, garantindo a distribuição tempestiva de informações precisas às partes interessadas, bem como a correta classificação, organização e armazenamento de documentos (físicos e eletrônicos) de empresas de design e da equipe do cliente. Atuar como suporte aos PMs para o processo de documentação dos projetos do AIP, promovendo o alinhamento entre cliente e terceiros, assegurando o registro completo e acompanhando os responsáveis para evitar atrasos e garantir o cumprimento dos prazos.

Responsabilidades:

• Controle de entrada, digitalização, verificação e armazenamento de documentos no sistema interno
• Criação e manutenção de KPIs para prazos de revisão de documentos de projetos e outros indicadores relevantes de controle documental.
• Garantir o uso de modelos (templates) para documentos de acordo com o padrão do cliente, tipos de arquivos e bases de dados documentais.
• Revisar e editar documentos de projetos, garantindo precisão e conformidade.
• Controlar o fluxo de documentos que entram e saem do departamento.
• Reportar problemas relacionados ao armazenamento de documentos.
• Assegurar a destruição e o descarte seguros de documentos sensíveis.
• Atualizar e manter sistemas de gestão documental e arquivos físicos.
• Garantir a segurança de documentos confidenciais.
• Identificar riscos relacionados à documentação (atrasos, falhas de versionamento, perda de informação) e atuar preventivamente.
• Definir e acompanhar KPIs e SLAs de performance documental.
• Assegurar rastreabilidade completa das versões e histórico documental

Conhecimento em:

• Sistemas de gestão documental (ex.: Awaro, SharePoint)
• Controle de versões e workflows de aprovação
• Noções de gestão de projetos
• Inglês avançado (Contato com time global)

Habilidades:

• Organização e atenção aos detalhes
• Comunicação e interface com stakeholders
• Proatividade e senso de urgência
• Gestão de prazos e follow-up
• Capacidade analítica

Prestação de serviços como terceiro - PJ em Paulínia/SP.